Инфраструктура медицинского центра на Odoo
От записи на прием к телемедицине 21 века
Рассказывает Михаил Скворцов
Руководитель «Лаборатории цифровой трансформации Михаила Скворцова»
В феврале 2019 года к нам обратилась сеть частных медцентров с задачей «CRM и запись к специалисту». Компания вела учет в 1С, причем использовалось две конфигурации: одна 1С.Клиника одного из партнеров и штатная бухгалтерия для подготовки отчетов для государства. Запись к специалистам велась в Google календаре, всё остальное было распределено между таблицами XLS.
Учредители хотели каким-то образом наладить корректную запись на прием, чтобы не было пересечений, чтобы можно было бронировать кабинеты, чтобы можно было учитывать отпуска, отгулы, больничные специалистов при формировании записи на прием.
За год нам удалось полностью перевести работу клиники на Odoo. Мы снизили административный штат на 30%, а количество технических накладок на 90%. Клиника безболезненно перешла в режим «онлайн» после введения ограничений в марте 2020 года.
Полная инфраструктура сети клиник менее чем за 1.5 млн. Возможно ли?
Да, возможно. Odoo позволяет гораздо эффективнее и быстрее решать бизнес задачи. А еще Вы не платите за лицензию.
Запись к специалисту
Эту задачу мы решили в самую первую очередь. Существует два известных способа формирования записи. Первый — заранее сформировать слоты времени, а затем отмечать занятые, предлагая клиенту время на выбор. Так сделана запись в государственной системе ЕМИАС. К недостаткам такого подхода можно отнести низкую гибкость, невозможность бронирования времени специалиста на мероприятия, высокая вероятность простоев специалистов.
Мы пошли по другому пути, который ближе к реальности. Мы среди всего свободного времени специалиста ищем такое, в которое можно сделать прием, удобный для клиента. Время приема к каждому специалисту разное: от 15 минут до полутора часов.
Дополнительно нужно было учесть тот факт, что 80% клиентов — это постоянные клиенты, которые ходят на терапию каждую неделю и им удобен определенный день и час.
Автоматически отправляются SMS сообщения о записи на прием, о переносе времени, об отмене приема. Автоматически выставляется счет на услуги и отправляется ссылка на оплату: клиент может оплатить свой прием заранее, чтобы не терять время в регистратуре, а также в случае телемедицинских услуг.
Автоматически присылается напоминание о завтрашнем приеме.
Листы ожиданий и скрининг
Совместно с учредителями клиники мы разработали скрининг-систему, которая позволяет быстро маршрутизировать поток пациентов без первичного приема. Клиника не является общетерапевтической, а строго специализированной. Прием специалиста весьма дорогостоящий и клиент не всегда хочет первый раз прийти «в пустую», как ему кажется.
Каждый специалист является в своем роде уникальным. Он занимается определенным кругом проблем и определенным типом пациентов. Специалист может отказываться от работы с неким кругом пациентов. Например, по возрасту. Или же есть типы приемов, которые тяжело проводить, и специалист может временно ограничить такие приемы. Все эти моменты специалист вносит в свой профиль.
При прохождении быстрого скрининга на сайте клиники определяется категории проблем клиента, определяются его характеристики (возраст, пол и т.д.) и автоматически подбирается специалист.
Далее формируется поиск свободных окон и формируется запись на прием.
Индивидуальный профиль приема
Оказалось так, что имеется целый пул параметров, который относится к паре специалист-пациент. Это и договорные фиксированные цены, это настройки процентов специалистам и др.
Реализовано автоматическое формирование профилей на основании базового прайса клиники.
Медицинская карта, назначения и направления
Результаты работы специалиста по каждому приему заносятся в медицинскую карту. Специалист может направить пациента к другому специалисту, выписать лекарство, назначить процедуры.
Реализована система раздельного доступа медицинского и не медицинского персонала клиники к медицинской информации. Не медицинские сотрудники не могут получить информацию о диагнозе пациента и записям в его медкарте.
Финансовая часть
Большая часть финансовой рутины автоматизировано. Автоматически выставляются счета за услуги. Система присылает ссылку на оплату за 2 дня до приема. Автоматически принимается оплата картой, автоматически платеж попадает на баланс клиента.
Разработана система принятия финансовых решений. Эта система состоит из нескольких подсистем. Некоторые реализованы алгоритмически (т. е. если УСЛОВИЕ, то ДЕЙСТВИЕ), а некоторые вероятностно. Например, долговой скрининг и финансовая блокировка.
Некоторые типы приемов осуществляются только после полной предоплаты. Система принятия решений может отменить прием, который не оплачен.
Внедрено бюджетирование. Финансовый менеджер раз в месяц составляет бюджет на будущий период путем копирования предыдущих статей с правками.
Автоматически формируется фактическая часть бюджета.
Имеется централизованная очередь счетов на оплату.
Внедрено понятие лицевого счета. В связи с тем, что очень часто суммы, оплачиваемые клиентами, не совпадают с начислениями, было принято решение формировать баланс клиента. Сделана автоматическая привязка платежей к счетам.
Портал самообслуживания
Создан удобный портал для клиентов. Они видят все свои счета, платежи и другую информацию. Ведется работа над самозаписью и переносом приемов.
Резюме
Основная часть этого проекта заняла 14 месяцев, заказчик потратил менее 1.5 млн рублей. Внедрение Odoo оказалось очень комфортным для команды клиники. Аналогичного класса и уровня кастомизации решения предлагаются на рынке по цене от 5 млн рублей. Сейчас работы над этим проектом продолжаются.
